Загруженные документы по умолчанию видите только вы (и администраторы организации). Коллегам доступ к файлу открывается, когда вы прикладываете его к чату, — участникам этого чата, — или когда вы сами открываете им файл или папку пунктом «Доступ».
Личная библиотека
Раздел «Загрузки» — ваша личная библиотека. Другие участники организации не видят ни ваших файлов, ни ваших папок, пока вы не откроете им доступ. Исключение — администраторы организации: они видят загрузки всех участников. У каждого — свой раздел «Загрузки» и своё дерево папок; файлы и папки, открытые вам коллегами, собраны в дереве под пунктом «Доступные мне».
Как открыть документ коллегам
Файл становится доступен коллегам, когда вы прикладываете его к чату — скрепкой в строке запроса или через окно «Файлы для чата», см. «Как приложить файлы к чату».
Доступ распространяется только на этот документ и только в этом чате — остальная библиотека остаётся приватной. Кто имеет доступ к самому чату, настраивается отдельно — см. «Доступ к исследованиям и проектам».
Открыть файл коллегам и без чата можно пунктом «Доступ» в меню файла или папки. В окне «Доступ к файлу» выберите «Выбранные участники» и отметьте коллег в списке или выберите «Всем в организации»; у файла в папке есть и вариант «Наследовать от папки». Доступ к папке распространяется на вложенные папки и файлы внутри неё. Коллега с таким доступом читает файл и может добавить его в свои чаты, но переименовать, переместить или удалить файл может только владелец.
Что видят коллеги
Участник чата, у которого есть доступ:
- видит приложенный документ среди источников в ответах;
- может открыть процитированные фрагменты и полный текст этого документа.
При этом он не получает доступа к остальным вашим загрузкам, не видит их в своём разделе «Загрузки» и не может выбрать их в окне «Файлы для чата»: там каждый видит свою библиотеку и файлы, открытые ему пунктом «Доступ». В общем чате файлы могут быть от разных участников — каждый прикладывает свои или открытые ему.
Чат читает только то, что выбрали
Область поиска по файлам — это список конкретных документов, а не вся библиотека. Сервис не ищет по вашим загрузкам самостоятельно и не может выйти за пределы выбранного: что не отмечено, для чата не существует.
Удаление документа
Удалить файл может только его владелец. Если документ приложен к чатам, при удалении появится предупреждение.
После удаления сам ответ и процитированный текст в чатах сохраняются, но открыть исходный файл уже нельзя: вместо него показывается пометка «Документ больше не доступен в источнике» и ранее сохранённая цитата.
Удаление папки документы не трогает — они возвращаются в «Без папки», см. «Папки: порядок в загрузках».
Если доступ к файлу пропал
Если владелец удалил документ или у вас больше нет доступа к чату, при попытке открыть источник вы увидите сообщение о недоступности файла вместе с ранее процитированным фрагментом. Вывод в ответе при этом остаётся на месте.
